こんにちは、保険代理店向けに顧客管理システムを開発している株式会社hokanのメディア運営チームです。

すでに保険代理店を経営されている方々はもちろんのこと、これから独立して保険代理店を開業したいという方々からもよくご相談をいただきます。

今回は、『共同ゲートウェイ』の仕組みとメリット、デメリットについて紹介できればと思います。

共同ゲートウェイの仕組みついて

共同ゲートウェイとは、簡単に説明すると『複数の保険会社の契約情報を、ひとつのIDで閲覧できるネットワーク上のシステム』のことです。2002年にＮＴＴが開始した仕組みです。

共同ゲートウェイの特徴として以下3つがあります。

① ひとつのIDで管理できる

通常であれば、各保険会社によってシステムは異なります。特に乗合代理店の方々が苦悩される点かと思いますが、それぞれのIDとPWを利用してログインし、別々に確認する必要があります。それはあまりに非効率です。

そこで利用されるのが共同ゲートウェイ。複数の保険会社の契約を、ひとつのIDでログインでき、契約内容が閲覧できるようになります。業務の効率化、利便性の向上に大きく貢献します。

② 保険業界で共通している

共同ゲートウェイを取り入れている保険会社の数は多く、ほとんどの保険会社で対応しています。

素晴らしいのは、生保・損保の垣根を超えていること。事故対応の場合などは、生保・損保両方から保険金が支払われる場合もあります。また更新のある損保の際に、生保の見直しをすることもあります。生保と損保は分けて考えることはできず、契約者ごとの管理が必ず必要です。

③ 万全のセキュリティ

保険業界において一番重要なのは、やはりセキュリティです。もちろん共同ゲートウェイはセキュリティについても万全で、暗号化や電子証明書を利用することで、安心して利用できます。

またこれらセキュリティを遵守することで、スマートフォンやタブレット端末等でも接続が可能となっています。

共同ゲートウェイの利用料金について

利用料金は月額料金で設定されており、接続形態によって変動します。

インターネット接続でIPアドレスの利用がない場合は、月額5,000円以下で利用できるかと思います。

ダイヤルアップ接続や専用線を利用した接続、IPアドレスも使用すると、利用料金はずっと高くなります。また初期費用もかかります。詳しくは、NTTへデータへ問い合わせてみてください。

共同ゲートウェイを活用するメリットとデメリット

素晴らしい機能であり、多くの保険会社・代理店で利用されている共同ゲートウェイですが、課題ももちろんあります。

共同ゲートウェイを利用するメリット

上記でも説明したとおり、ひとつのIDとPWでログインでき、複数の保険会社の契約を管理することができます。複数の保険会社を取り扱う代理店にとって、大幅な工数削減に貢献するでしょう。

共同ゲートウェイを利用するデメリット

実際の現場で必要なのは『契約内容』だけではありません。お客様対応にあたり、顧客の情報、対応履歴は必ずセットで必要となります。また、見込み顧客の情報、見積もりなどは共同ゲートウェイでは管理できません。

それらは別に管理が必要となり、共同ゲートウェイですべてが完結するわけではないのです。

乗合代理店で「共同ゲートウェイ」と「顧客管理システム」の併用が増えている背景

共同ゲートウェイだけではカバーできない業務が多いという事実

「業法遵守」、「態勢整備」といったコンプライアンスを遵守することや、何より「顧客本意の業務運営」を実現する上では共同ゲートウェイのみではカバーできない範囲が広いのも事実です。

これらを実現しようとすると、現場の募集人やクラークの業務量だけでなく、マネジメント業務の工数も膨大になってしまうといった保険代理店のお声も多数伺っています。

以下、実際に代理店の方々に伺った業務効率が下がってしまっている具体的な業務例です。

生保乗合代理店の場合

• 対応履歴とカレンダーの内容を見ながら、週報に転記する業務があり工数がかかる
• 対応記録とお客さまの声が分断していて、商談前に対応記録を振り返ったが、過去のクレームを察知できなかった
• 案件会議をしないと各案件の進捗がわからないため、毎度の案件会議が長い
• 特定保険契約のアフターフォローを実施したいが、対象となる顧客の抽出に時間を要する。また、対応履歴が紐づいておらず、アフターフォローの内容が不適切になってしまうリスクもある

損保乗合代理店の場合

• 更改案件の進捗情報共有が上手くいかず、規定の日数ギリギリの対応になってしまう案件が発生する
• 事故の受付を事務の方がしたが、その顧客の担当者はそれを知らなかった
• 対応記録とお客さまの声が分断していて、商談前に対応記録を振り返ったが、過去のクレームを察知できなかった

顧客管理システムの活用が乗合代理店の業務を次のステップへ

顧客管理システムでは、「対応履歴」、「意向把握」などあらゆる情報が顧客に紐づいて蓄積されます。また、共同ゲートウェイと連携することで「契約情報」も顧客に紐ずけて管理することが可能です。

全ての情報を顧客軸で横串で検索、抽出することもできるため、上述した業務の工数削減やトラブル回避につながります。

そんな顧客管理システムの中でもおすすめなのが「hokan®︎」です。

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まとめ｜共同ゲートウェイは顧客管理システムと併用して上手な活用を

以上、共同ゲートウェイの仕組みと活用方法をまとめてみました。ご理解いただけたでしょうか？

共同ゲートウェイとは、複数の保険会社（生保・損保含む）の契約情報をひとつのIDでログインでき、閲覧できるネットワーク上のシステムです。代理店業務の効率化、利便性を大きく向上させます。また安全面でもとても優れています。

共同ゲートウェイの上手な活用方法として、共同ゲートウェイは『既契約管理』として利用しましょう。そして共同ゲートウェイで補えない『顧客情報』を、別の専用システムで補いましょう。

共同ゲートウェイと顧客管理システムを両方組み合わせることで、代理店の作業効率、さらにお客様対応の質も向上することに繋がります。上手な活用をお勧めいたします。