コラム

2022年9月6日
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他の保険代理店はどうしている?満期管理方法と管理表のサンプルを紹介

他の代理店はどうしている?保険代理店の満期管理方法

こんにちは、保険代理店向けに顧客管理システムを開発している株式会社hokanのメディア運営チームです。

本メディアでは、日々保険代理店の方々とお話をしている中で、よく話題に上がるお悩みをもとに、コンテンツを作成しています。

みなさん、保険代理店での満期管理は、どのようにされていますか?
「保険システムで満期は把握できますが、情報がバラバラ」などのお声を代理店さんから伺います。

今回は、お客様の契約情報を一元管理ができる「満期管理表」について解説しますのでご覧下さい。

満期管理表のサンプルも公開していますので合わせてご覧ください。

そもそも満期管理表とは

管理している項目の例

満期管理表は乗合各社の契約を一括してリスト化できるので、契約内容の把握がスムーズに行えます。まずは管理している項目の例を紹介します。

満期管理表で管理している項目例
  • 満期日
  • 契約者名
  • 保険
  • 更改
  • 旧保険会社
  • 旧保険料
  • 新保険会社
  • 新保険料
  • 保険料
  • 分割
  • 成績
  • 旧担当者
  • 現担当者
  • 備考
  • 長期一括
  • 廃止
  • 新規
  • 不継続
  • 早期
  • 直近
  • メモ
  • 証券番号

これらの情報をエクセルにまとめて満期管理表を作成している代理店も多いです。
次にどのように満期管理表を役立てているのか一部紹介します。

満期管理表を作成して実現したい3つのこと

では次に満期管理表を作成するにあたって実現したい事を3つ紹介します。

満期管理表を作成して実現したい3つのこと
  1. 契約継続率の向上
  2. 早期更改の実現
  3. 満期タイミングでのアップセル

このように、顧客本位の保全活動や売上向上の機会に役立てます。それでは、それぞれ解説しますので見ていきましょう。

契約継続率の向上

一つ目は、契約継続率の向上
満期管理表は、加入している損害保険と生命保険の加入状況が一目でわかります。

そのため、複数の契約がある企業さまの満期日や保障内容についての把握に役立ち、保険請求の際もスムーズになるでしょう。

結果、信頼関係を築き契約継続率の向上に繋がります。

早期更改の実現

二つ目は、早期更改の実現。

満期管理表は、簡単に翌月や翌々月などの満期契約をリストアップできるので把握がスムーズに行えます。

契約更新にいたるまでの作業をプロセス化して管理できるので、早期更改にも役立つでしょう。

満期タイミングでのアップセル

三つ目は、満期タイミングでのアップセル。

各社の契約も一括してリスト化できるので、満期タイミングで既存契約の付保漏れや増額提案にも役立つでしょう。

満期管理表を作成して実現したい具体例については以上です。
では次に、他の代理店はどのように満期管理を実践しているのか紹介します。

他の保険代理店はどのように満期管理を実施している?

多くの代理店が実践している満期管理の方法を4つ紹介します。

紙やノートで満期管理・運用

紙やノートで満期管理や各進捗管理をしている代理店は多いのではないでしょうか。
紙やノートに記入し満期が来る順にファイリング。そして月1回更新時期が迫っていないか確認するという方法をとっていることも多いでしょう。

紙やノートで満期管理をするメリット・デメリットは以下のようなものがあります。

メリット

  • 紙運用なのですぐに始められる
  • システム障害の被害を受けない

デメリット

  • 顧客が増えると管理が大変
  • 満期把握までに時間がかかる
  • 情報がバラバラになってしまう
  • 保管場所が増えていく
  • 紙代や印刷代、廃棄代がかかる

今では保険会社からペーパーレス化を求められていることや、工数削減を背景にシステムの導入を検討している代理店も多いです。

hokan®を導入いただいたリンガーハット開発株式会社様も、導入前は以下のようなノートを活用して満期更改や進捗管理をされていました。

今ではhokan®を導入いただき、大幅に工数を削減した上でペーパーレス化を実現されています。

保険会社システムを活用して満期管理・運用

次に紹介するのが、保険会社システムを活用して満期管理をおこなう方法です。
保険会社のシステムを使うと、パソコン上で満期契約が分かります。満期が近づくと満期契約ごとに満期案内が送付されるので、それらを活用して満期を把握する方法です。

メリット

  • 無料で取り入れやすい
  • 満期管理をする上で最低限必要な仕組みが備わっている

デメリット

  • 満期契約は見られるが、その他の情報はエクセルやその他システムに散逸している
  • 契約情報のみなので営業活動の対応履歴や顧客情報が記録されない

私が以前務めていた保険代理店では、個人契約はこちらの方法で満期管理していました。しかし、付保漏れや重複などを調べる際は使いにくかったです。

グループウェアやGoogleカレンダーで満期管理・運用

次に紹介するのは、グループウェアやGoogleカレンダーを利用し満期管理する方法です。

メリット

  • スマートフォンでもスケジュールが分かり共有もできる
  • 一部ペーパーレス化の促進

デメリット

  • グループウェアは、社内向けシステムであり、顧客管理や満期管理するには限界がある
  • 意向把握などの業界特有の業務に適応できる機能がない
  • 顧客情報や対応履歴をデータとして保存できない(後から抽出できない)
  • 詳細情報の管理など高度な設定ができない
  • ツールが社内に定着しないというケースもある

スケジュール共有やファイル管理などができ、外出先や移動中もスマートフォンで操作閲覧ができるので便利です。

顧客管理システムを活用して満期管理・運用

最後に紹介するのは、顧客管理システムを活用することです。

顧客管理システムは、保険契約、契約者の名前、住所、備考などが一元管理ができます。

メリット

  • 保険会社の枠にとらわれず顧客・契約情報を一元管理ができる
  • 顧客情報を分析し、各顧客のニーズの深堀りに役立てる。
  • スケジュール管理や共有も簡単になるので、契約者の予期しない問い合わせも早急に対応できる
  • ペーパーレス化で業務効率化

デメリット

  • 顧客管理システムを導入するコストがかかる
  • 最初は扱いが難しく、導入しても社内に定着しないケースもある

まとめ

今回は、満期管理表の導入について解説しました。満期管理表を導入すると保険契約の加入状況が一目でわかります。

  • 契約継続率の向上
  • 早期更改の実現
  • 満期タイミングでのアップセル

また、久しぶりの顧客に会う際に満期管理表に残っている記録から会話の糸口をつくれ、営業の気まずさが和らいだなどの意見もありました。

満期管理表を取り入れてない保険代理店は、導入してみてはいかがでしょうか。

この記事が参考になりますと幸いです。

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