導入事例

業務効率化はシステム間の自動同期と情報入力の簡易化で実現する

インターグ株式会社

エリア: 関東

保険代理店の種類: 生保代理店（訪問）

従業員数: 26名

課題

従来のスプレッドシートを使用した顧客管理方法では、顧客情報の適切な管理とセキュリティの確保が困難になってきた
コールセンターチームと営業チームが連携しているが、スプレッドシートでの入力誤り・入力漏れによる顧客対応内容の引き継ぎ漏れが発生していた

効果

API連携を活用し、比較サイトや一括見積もりサイト、システム間のデータの自動同期・自動処理を実現することで、顧客情報の一元管理とセキュリティ強化を両立できた
顧客の対応履歴記録をシステムへ簡単に入力できる仕組みができ、業務効率を向上させながら、チーム間の引き継ぎ漏れを削減できるようになった

インターグ様は保険事業とデジタルメディア事業という2つの事業分野でご活躍されている保険代理店です。今回は業務管理責任者の簾谷様（写真左）と、インサイドセールスチームリーダーの中俣様（写真右）に、「hokan®︎」導入の背景や、現在の活用状況について詳しくお伺いしました。

▼インターグ様のHPはこちら

https://interg.co.jp/

-まず、システム導入を検討された背景をお伺いしてもよろしいでしょうか？

弊社は、保険事業の拡大と共に、顧客情報の管理や業務効率の向上に課題を抱えていました。従来のスプレッドシートを使用した管理方法では、増加する顧客データを効率的に処理し、セキュリティを確保することが困難になってきており、顧客情報の漏洩リスクや、情報の即時共有が遅れることによる業務の停滞が懸念されていました。

特に、弊社が運営する比較サイトや一括見積もりサイトから集客した顧客情報を一元管理する必要が高まり、これに対応するための包括的なシステム導入が急務となったのです。

-システムの比較や検討はどのようなプロセスで進みましたか？

保険事業の核となる顧客情報管理システムの導入に際し、重要視していたポイントは既存の業務プロセスとの親和性、特にAPI連携の容易さでした。

弊社の業務はマーケティングチームと営業チームが密接に連携しており、業務効率の観点から、顧客情報の一元管理はもちろん、API連携を活用し、ウェブサイトやシステム間のデータの自動同期・自動処理が可能であることが必要不可欠でした。

また、顧客ごとのニーズや業務フローに応じたカスタマイズが可能なシステムであることも、システム選定において重要な要素でした。「hokan®︎」はこれらの要件を満たし、さらに柔軟なカスタマイズ性を提供していたため、他の保険代理店システムよりも優位に立つことになりました。

-システムの導入において経営層はどのように説得されたのでしょうか？

「hokan®︎」の導入検討段階で、弊社の経営陣と技術責任者にも同席してもらっていたので、「hokan®︎」導入における会社の承認取得は非常にスムーズだったと記憶しております。システム導入による明確なメリットとして、顧客情報のセキュリティ強化や業務効率の向上を図りつつ、コストを抑制できることがポイントとなりました。

また、技術責任者や現場の担当者からの信頼を得ることも重要でした。導入検討段階からhokanのエンジニアチームと緊密に連携させていただき、技術的な質問や問題点を迅速に確認でき、不安要素が解消されました。

特に、弊社の技術責任者が直接hokanのエンジニアチームと対話し、具体的な要件やシステム連携における詳細を詰めたことが、導入決定に大きく寄与しました。

-実際に「hokan®︎」利用開始までの流れや導入の負荷についてはいかがでしたか？

hokanの導入にあたり、まずは既存データの移行が行われました。hokanのエンジニアチームにご協力いただき、弊社の担当者が共同で作業を行い、データ移行を正確かつスムーズに進めることができました。弊社の技術責任者の要望にもしっかり応えていただき、助かりました。

また、利用開始後に困ったことがなかったので、今思えばそれだけ「hokan®︎」が誰でも直感的に操作できるシステムであり、導入時のトレーニングやサポート体制も充実している証拠だと感じました。特に、チャットサポートが迅速で本当にありがたいです。

-現在、「hokan®︎」をどのように活用し、どのような効果が生まれているでしょうか？

弊社は業務フローを常に見直し、カスタマイズを続けてまいりました。

まず、コールセンターチームにおいて、オペレーターが迅速かつ正確な対応を実行できるようになりました。顧客に紐づけて、架電内容や架電時間など必要事項を「hokan®︎」のメモへ入力する業務フローとし、その一覧をCSVエクスポート、架電効率の進捗管理を確認しています。

メモのテンプレートは常に見直し、入力方法の簡易化（選択式・チェックボックス化）を進めることで、なるべく文章で記載しなくて済むようにアップデートを行なっております。その結果、コールセンターチームへ着任して日が浅く不慣れなメンバーや、60歳を超えるメンバーでも、入力誤り・入力漏れといったヒューマンエラーが激減し、架電内容を正確に記録、管理できています。

コールセンターチームから営業チームへの引き継ぎについても、以前はスプレッドシートで管理していたことで引き継ぎ漏れなどの事務作業ミスが発生していましたが、「hokan®︎」導入後は、メモのテンプレートに引継事項の入力項目を含めており、コールセンターチームから営業チームへの連携漏れを防ぐことができるようになりました。

次に、営業チームでは、コールセンターチームから連携した「hokan®︎」上のメモをもとに、自社募集時の対応履歴の記録や意向把握の確認を実施しています。自社募集担当の募集人は3名で、近隣地域は訪問、遠方のお客様は全国オンライン対応としております。「hokan®︎」を活用した効率的な体制によって、一定の生産性を確保できています。

また、業務効率化のメリットだけでなく、監査対応におけるメリットがありました。これまで保険会社による監査、意向把握のチェックを2,3回受けましたが、いずれも問題なくクリアできております。

-今後「hokan®︎」を活用して、どのような取り組みを行いたいですか？

API経由で、顧客情報を正しく素早く記録する業務フローは充実しているので、今後は売上最大化を図っていきたいと考えております。まず、生保分野については保全・アフターフォローを強化すべきと考えており、申込者分析や進捗管理の一元化に取り組んでいきたいです。また、今後は損保分野の売上創出に関する取り組みを強化していきたいです。社内に損保の経験者が少ないので、「hokan®︎」の損保向けテンプレートを利用して、誰でも損保のご案内ができる体制作りに努めてまいります。