導入事例

北海道エリアにてご活躍されている保険代理店、UNITED GUARDIANS様。今回は現在ご利用いただいている「hokan®︎」の導入背景や導入後の活用状況について、代表取締役の大河内様と蒲原様にお話を伺いました。

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紙依存から脱却へ、「hokan®︎」による業務品質の均一化と効率化を目指す

ー なぜシステム導入を検討されたのでしょうか

大河内様：意向把握などの業務を紙ベースで実施していたため、募集人によって記録内容にばらつきが発生し、管理工数がかかっておりました。この状況を改善するために、業務品質の均一化および効率化を目的として、システムの導入を検討することになりました。

また、従業員の活動管理を行う際、個々のスケジュールを紙で共有してもらっていたのですが、これにも管理工数がかかっておりました。そのため、システム導入にあたり、活動管理の一元管理も実現したいと考えておりました。

ー どういうプロセスでシステム導入をご検討されたのか教えてください

大河内様：複数社のシステムを調査し、それぞれの特徴と利点を比較しました。特に保険業務に特化した機能に重点を置き、検討いたしました。

ー 「hokan®︎」に決定された理由を教えてください

大河内様：「hokan®︎」が最終的に選ばれた理由としては、保険代理店に特化した機能性が他のシステムにはない強みであったことが挙げられます。また、業務品質の均一化と効率化を実現するための機能が充実しており、特に意向把握の設計や従業員のスケジュールを一元管理できることが評価されました。 

システム導入の負荷を最小限に抑えられた、徹底した準備と研修

ー 利用開始までの流れや導入の負荷について教えてください

大河内様：導入当初は私、蒲原、事務担当を中心に操作方法や運用方法を検討し、導入方針を決定しました。その後、クラーク事務担当が主体となって、意向把握の書き方などの操作方法研修を従業員に実施しました。

このような徹底した準備と研修を行ったことにより、導入後のトラブルと負荷は少なかったです。また、導入することがゴールではないため、「hokan®︎」を利用する文化を醸成するために、私が率先してメモやスケジュール機能等を使いこなし、従業員に使い方を教えました。他にも、週次で実施している会議までに必要な情報を「hokan®︎」に入力することを義務付けるなど、「hokan®︎」の利用を習慣化させる取り組みを実施しています。

ー 現在どのように「hokan®︎」を活用し、どのような効果が生まれているか教えてください

大河内様：従業員のスケジュールの一元管理が可能になったため、活動管理が効率的に行えるようになりました。さらに、経験が浅い募集人にも適切なフィードバックを実施できるようになり、募集人教育にもつながっています。

蒲原様：「hokan®︎」で弊社の運用に合わせた意向把握のひな形を作成できるため、これを用いることで記録内容のばらつきがなくなり、業務品質の均一化を実現しました。

また、これまでは紙で記録した面談内容等を手打ちでExcelに入力し、複数のファイルで保存していましたが、「hokan®︎」内でデータの作成および一元管理ができるようになりました。これにより、データ作成の工数が削減され、経営陣が必要な情報にアクセスしやすくなりました。さらに、「hokan®︎」を利用することで、必要な情報をシステムに記録する意識が従業員に芽生えたため、記録を残す文化の醸成にも繋がりました。

ー 今後「hokan®︎」を利用してどのようなことを行っていきたいか教えてください

大河内様：プロジェクト機能を用いた進捗管理については、検討しているもののまだ運用には至っていないので、今後はプロジェクトを用いた新規契約の管理などもしていきたいと思っています。

蒲原様：保険会社毎の商品の挙績件数を可視化した上で、比較推奨商品を選定していきたいと考えておりますので、hokanレポートの活用を検討したいと思っています。