私は以前、乗合代理店の募集人として働いていました。 複数の保険会社を扱い、お客様に最適な提案ができる喜びがある一方で、当時の現場は「個人の記憶力」と「気合」に頼り切った、綱渡りのような管理体制でした。 そんな環境で共に戦っていた、同期のAという男性がいます。 彼は決して不真面目な募集人ではありませんでした。むしろ、誰よりもお客様想いで、常にタスクを整理して動くタイプでした。 しかし、そんな彼でも「仕組み」がない現場では、常に何かに追われ、冷や汗をかく日々を送っていました。

今回は、当時の私たちが経験した5つのエピソードを振り返るとともに、その際にもしもhokan®︎があれば、現場の景色はどう変わっていたかという視点でお伝えします。

現場を襲った「事件」の数々

1.月末にまとめて行う意向把握チェックによる管理の形骸化

前職のシステムにも意向把握の機能はありましたが、実務と連動しておらず実態は形式的なものでした。結局、後から手入力の対応履歴と一つずつ照らし合わせる必要があり、タイムリーに申請が上がってこないため、管理者はいつも月末に一斉に、山のようなログと「にらめっこ」をしながら確認作業に追われていました。これでは単なる「監査を通すための後付けの作業」でしかなく、不備を未然に防ぐという本来の機能は失われていたのです。

もしあの時、hokan®︎があれば： 現場に負担をかけない新意向把握機能と、スムーズな承認申請フロー。月末にまとめて確認する「にらめっこ」ではなく、日常のフローの中で自然にコンプライアンスが守られていたでしょう。

▼意向把握機能

2. 情報の散在による不毛な進捗管理MTG

拠点の進捗管理ミーティング。 情報は各保険会社のシステムや個人のメモ、複数のExcelに散らばっていました。会議の半分は「どのデータが最新か」の確認に費やされ、肝心の営業戦略を話し合う前に時間だけが過ぎていくのが常でした。

もしあの時、hokan®︎があれば： 案件管理機能の進捗を見るだけで、全案件の最新状況と見込み数字や満期更改の進捗が即座に把握できます。会議は「確認」ではなく「具体的な戦略」を練る場に変わっていたでしょう。

▼新規募集

▼満期更改

3.案内ミスによる被齢アップと大クレーム

「今の年齢の保険料で間に合います」とお客様に約束していた案件。 しかし、多忙な日々に紛れて案内が漏れ、手続きが誕生日を跨いでしまいました。 結局、契約は被齢アップ後の高い保険料で成立。お客様からは「約束したはずだ」と厳しいお叱りを受け、Aは数日間、通常業務をすべて止めて謝罪対応に奔走することになりました。

もしあの時、hokan®︎があれば： Todo設定で誕生日1ヶ月前に通知が来るように設定しておくだけで、該当日に自動でリマインドしてくれます。付箋や記憶に頼らずとも、システムが確実に案内を促してくれたはずです。

4. 「加入内容」への即答不可による沈黙

「私、何の保険に入ってるんだっけ？」というお客様からの不意な電話。 Aは複数の基幹システムを立ち上げ、紙のファイルをめくり、必死に検索します。目当ての情報に辿り着くまでの間、受話器の向こう側には気まずい沈黙が流れていました。

もしあの時、hokan®︎があれば： 顧客画面から契約一覧画面が確認でき、生損保問わず顧客に紐づいた契約が一覧で確認ができます。また、加入契約一覧表を出力することも可能なので、複数の保険会社にまたがる契約も即座に把握でき、お客様を待たせないスピード感が、プロとしての信頼をより強固にしていたはずです。

▼契約一覧画面

▼保険管理表

▼実際の出力後のエクセル画面

5. 膨大な既契約向けDMの手作業による工数逼迫

毎年送付していた既契約者様へのフォローDM。 AはExcelからリストを抽出し、住所を一件ずつ確認しながら、手作業で宛名ラベルを作成し貼り付けるという、気の遠くなるような作業をこなしていました。募集人としての営業活動ではなく、膨大な「内職」に時間が奪われていたのです。

もしあの時、hokan®︎があれば： 契約検索からワンクリックでリスト作成とラベル印刷が完了。プロジェクト機能で「誰に送ったか」の進捗管理まで自動化され、不毛な内職時間はゼロにできたはずです。

▼契約検索

▼作成画面

▼作成されたラベル

「個人の努力」を「仕組み」で支えるということ

振り返ってみると、同期のAが経験した苦労は、決して彼の能力不足ではありませんでした。ただ、個人の頑張りだけではどうにもならない「管理の限界」にぶつかっていただけなのです。

実はその後、Aはhokan®︎を導入している代理店へ移りました。先日連絡を取った際、「あの頃の冷や汗が嘘みたいに、今は落ち着いてお客様と向き合えているよ」と元気に話し、笑い合った彼の手元には、当たり前のようにhokan®︎があります。

「あの時、hokanがあれば……」

今、かつての私たちと同じように現場で事務作業や態勢整備に追われている方にこそ、仕組みで解決できる安心感を届けたい。

hokan®︎は、募集人を「終わりのない作業」から解放し、乗合代理店のプロとして「本来の仕事」に集中するためのインフラです。個人の記憶力や根性に頼るのではなく、システムが人を支える運営へ。現場の苦労がわかる私たちだからこそ、代理店様のDX推進を全力でサポートしたいと考えています。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

執筆者プロフィール

株式会社hokan セールス
乗合代理店にて約8年のキャリアを歩み、拠点マネジメントの傍ら、新人教育を通じた現場目線の組織づくりに従事。2025年10月、テクノロジーの力で保険業界をアップデートしたいという想いから株式会社hokanへ参画。現場での実体験に基づいた、リアリティのある導入支援を強みとする。現在はインサイドセールスおよびフィールドセールスとして、代理店様のDX推進に尽力している。