導入事例

hokan^®には、ToDo管理やレポートなど、保険代理店業務を効率化することができる様々な機能が搭載されています。それぞれの機能は、実際の保険業務の現場で、どのように役に立っているのでしょうか。アルシアコンサルティング株式会社の代表取締役・榊原氏に話を聞きました。

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hokan^®導入の決め手は、直感的な操作性

― hokan^®を導入しようと考えた背景を教えてください。

私達のような保険営業マンは、お客様と接する時間が多い職種であるため、事務作業が苦手な人間が多いと感じます。「できるだけ分業したい」という人も多いのではないでしょうか？

とはいえ、コンプライアンスに関する規制は年々厳しくなっており、営業活動と合わせて整合性の取れるエビデンスを残すことが求められています。事務作業の重要度が上がる一方でその煩雑さに悩んでいました。昨今パソコンが普及しているとはいえ、いまの世の中はスマホ世代。入力作業の負担を軽減するため、より直感的に操作できるシステムがないかと考えていた時に出会ったのがhokan^®でした。「これなら誰でもすぐに始められる」と感じ、それが導入の決め手となりました。

また、これまでは移動の合間にカフェ等に立ち寄り、商談の振り返りやスケジュール調整などで都度パソコンを開いていましたが、そうした作業が移動中のスマホでできるようになり、工数が大幅に削減されました。以前は別のシステムを利用していたのですが、スマホからの入力には制限があったり、連動していない部分があるなど、たくさんの問題を抱えていました。hokan^®導入後は様々な煩わしさから解放され、本当に助かっています。

― hokan^®のどのような機能にメリットを感じていますか？

タスク管理がスムーズに行えるところです。例えば、逓増定期の解約払戻金ピークのお知らせやお客様からのご要望など、今すぐではないけれど後に対応が必要な事項は日々増えていきます。hokan^®はこれらをきちんとリマインドしてくれます。忘れてしまいがちなタスクに通知で気づけるので非常にありがたいですね。しかもLINEメッセージやYouTubeの配信開始と同じようなポップアップが出るので、わかりやすくとても便利です。

つぎに契約前の意向把握の管理がラクになったこと。以前使用していたシステムにも意向把握の機能はあったのですが、使い勝手が悪く、最終的には紙ベースで保管をしていました。「契約が継続している限り意向把握調書は保管をする必要がある」と考える保険会社が多いと思いますが、このまま続けていくと保管スペースも膨大なものになります。だからこそ、データベースでクラウドに保存しておけるhokan^®には大きなメリットを感じます。

また、比較推奨においてどのような書類を提示したかというエビデンスが監査の際に必要な場合がありますが、お客様にご案内したパンフレットや設計書のデータをPDFにし「顧客情報と紐づけ、容量の制限なく保存しておくことができる」という点も気に入っています。

― ToDo管理については、hokan^®の導入前後でどのような変化がありましたか？

いまは「hokan^®がないと仕事にならない」です。顧客データやスケジュールの管理、ToDoといった要素が一つのシステム上で管理され、日常的な事務作業のストレスを手放せたのと同時に、監査に必要なエビデンスの抜け漏れがない状態を維持できています。

募集人ごとに最適化されたアドバイスを可能にするレポート機能

― hokan^®のレポート機能では、営業スタッフの活動を1週間、1ヶ月という単位で可視化することができます。この機能については、どのように利用されていますか？

営業活動において、売上と活動量という2つの要素が密接にリンクしています。売上が伸び悩んでいるときは「どれぐらい動いているのか」を活動内容と共にチェックをします。この作業にレポートを大いに活用しています。クリックするとオートでグラフになっており、アポ取り〇時間・商談〇時間・事務作業〇時間、といった具合に目で見てすぐに情報が認知できるため個々の状況に合わせたアドバイスを可能にしています。

― hokan^®を利用することで、どのような成果が得られていますか？

事務作業に割かれる時間が短縮されたため、お客様との面談の質が向上し、解約の減少、すなわち契約継続率の向上につながっているという実感があります。

その背景の１つはhokan^®がお客様の意向把握をしっかりと確認でき、提案状況を可視化できること。２つめは、レポート機能を活用することで、募集人の活動量を把握することができ、管理者側からフォローしやすくなったことです。

これらにより、契約継続率の向上という成果が生まれていると思います。

活動の仕方はそれぞれですので、成果が出ない理由も十人十色。だからこそ、個々をしっかりと把握し「この子にはこういうマーケットが向いているのではないか」と気づけば会社として得意分野を提供できるよう働きかけますし、大衆を相手にするような活動が多く見受けられた際には「セミナー講師に向いているのではないか」というヒントを得られたこともありました。合わせて会食やゴルフなどのスケジュール管理もしています。これはお客様との新たな出会いという、営業における重要なポイントに時間を使えているかが把握でき、社内でもプラスに作用しています。

さらに、営業活動と事務作業、それぞれの時間配分を把握できることも重要なポイントです。例えば、９：１（営業が９）のバランスとすると「活発でよいけれど、プランニング時間が少なく、勢いだけで営業している」と推測できます。この社員の売上が芳しくない場合には「もう少しプランをしっかり組んで、提案内容を精査した方がいいんじゃないか」といったように、問題点の洗い出しがスムーズに行えるようになりました。活動バランスの「見える化」は大きいです。プロセスを可視化して、PDCAを回すことで、募集人が一人で悩んでしまうことがないよう積極的にコミュニケーションができるようになりましたね。

― 導入前に不安に感じていた点はありますか？

最も懸念していたのは、膨大な既存顧客データをどこまで移行できるか、という点でした。しかしhokan社は不安な気持ちを汲んでいただき、事前に綿密な打ち合わせを重ね、しっかりとサポートしていただいたおかげで、私たちの負担がほとんどなくスムーズに移行することができました。

― 最後に、今後の会社としての目標を教えてください。

これまでは、金融商品に関わる部分だけお客様のサポートをさせていただいていました。

しかしお客様の人生に寄り添っていくと、「家を買う前に結婚したいなと思っているんです」や「預けている資産の相続について相談したい」というように、お付き合いが長くなると必然的に人生のステージに変化がでてきます。

私が一社専属からIFAに転身したように、様々なお声により一層お応えしたいと発起し、この度「結婚相談所」と相続・贈与をサポートする「家族会議支援センター」を設立しました。

アルシアコンサルティング株式会社の中で、結婚相談所・FP事務所・相続支援を行っています。 親和性の高い事業ですので、根幹にあるのは、あくまでライフプランであり、「人の人生に寄り添う企業でありたい」という思いです。 これまでは、私自身が専門知識をもっている金融の部分だけでしたが、今後はお客様の人生の入り口から出口まで末永くサポートできる企業でありたいと考えています。