ベストプランコム様は、会社設立時は生保メインでしたが、現在はお客様のご要望に幅広くお応えできるよう、生保7割、損保3割の乗り合い代理店です。募集人の人数は100名以上、本社に加えて18の拠点があるという多拠点型の体制を敷いている中で、「hokan®︎」導入前にはどんな課題があり、「hokan®︎」導入後の活用によって、どのようにその課題を解消されていったのか、本社管理統括部の中田様にお伺いしました。
（サムネイル写真は代表取締役の斎藤様、記事内写真は本社管理統括部の中田様）
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以前は別の保険代理店システムを3年程、乗合保険会社を横断しての契約検索と意向把握記録で活用していましたが、募集人から「意向把握がやりづらくて困る」という声がずっと上がっておりました。態勢整備の核である意向把握の記録を実施しづらいことは重要な課題と捉え、より良い仕組みや運用方法がないか、情報収集や検討を続ける状態でした。また、管理業務はExcelや紙での管理が並行稼働しているという体制で、管理者にとっては情報の一元管理において課題を認識しておりました。
ある日、支社長から社長へ、良いシステムがあるという情報が上がったことと、ちょうど同じタイミングでhokanからDMが届いて内容を確認していたこともあり、社長からシステム検討の責任者に対して調査の指示が下ったという流れです。その後、改めて以前利用していた保険代理店システムの利用状況や募集人の情報管理方法を確認し、現状を整理した上で、比較検討段階に進みました。弊社は当時、契約の確認や意向把握の記録は保険代理店システム内で実施していましたが、対応履歴やスケジュール、保全の管理などは募集人各自に任せる体制を取っておりました。
その後、システム検討の関係者で「hokan®︎」のデモンストレーションを受けました。オンライン会議の画面共有を通じて「hokan®︎」の操作画面を確認したのですが、意向把握記録の実施しやすさ、管理業務のペーパーレス化など、これまでの課題を簡単に解消できることや、料金も元々活用していたシステムより安いことから、「hokan®︎」導入を決めました。「すごい、いいじゃないか！」「アプリみたいでUIが見やすい、使いやすい！」という反応があり、そこから導入まで素早く進んだことをよく覚えています。
苦労した点では、まず、以前利用していた保険代理店システムから「hokan®︎」へデータを引き継ぎつつ、「hokan®︎」へ正しく情報入力を行っていくことが挙げられます。本来であれば、保険会社のシステムにある契約データや保険代理店システムに入力していた顧客情報の仕様について理解し、データ移行前に確認、整備すべきことが多くありましたが、当時はそこまで重要とは捉えておらずそのままデータ移行を進めた結果、移行後のデータ整備に少々時間を要してしまいました。今思えば「hokan®︎」でどのように顧客情報や契約情報を格納するのか、先に理解した上で、現状のシステムのデータ修正を取り組むべきだったと考えております。
他には、検索など操作部分で慣れるまで少々時間を要する方、高齢な募集人が多いこともあったので、基本操作を周知徹底するマニュアルを独自で準備し、ボタン1つ単位で押下した際にどんな画面に切り替わるのか、丁寧に解説するようにしました。マニュアルは社内掲示板で公開、周知いたしました。
まずは態勢整備領域の対応で活用しております。各自対応履歴やメモ、意向把握の記録を徹底してもらい、その情報を本社メンバーや業務管理責任者で管理、計上しています。例えば自社独自の意向把握インタビューシートはメモのテンプレートとして準備しており、「hokan®︎」で意向把握を実施する際は、テンプレートを呼び出して記録、意向把握に紐づけて管理しております。また、高齢者募集においても同様で、メモで記録を残して意向把握に紐づけて管理しております。
意向把握の申請は「hokan®︎」内で募集人から各拠点長へ送信され、最後は業務管理責任者が確認するフローを取っております。生保においては挙績連携を実施することで、募集人の作業は完了します。その後、意向把握の承認データは保険会社による監査時にそのまま活用しています。
元々はExcelや紙を使っていた管理業務がペーパーレス化、デジタル化されて管理の工数が削減されました。高齢者募集、早期失効報告、苦情受付簿は紙で管理をしていましたし、申達（申込報告）もExcelでの管理でしたが、いずれも「hokan®︎」のメモなど全てシステム上で記録、管理する体制に切り替えできました。
以前の保険代理店システムでの運用時はルールが曖昧で、活用しないことも一部許容される状況にありましたが、「hokan®︎」導入のタイミングで運用ルールを策定周知したことで、以前の保険代理店システムと比較して、システム活用率や入力率が格段に向上しました。
さらに、社内の報告書対応を効率化することができました。弊社では内部管理実施報告書という簡易的な自己点検、内部監査用資料を募集人と拠点長がそれぞれのフォーマットで毎月提出しております。「hokan®︎」によってメモの件数や応対完了件数の計測が可能となったため、レポート機能で容易に可視化できるようになり、大変助かっております。