導入事例

関東エリアにて銀行別働体の保険代理店としてご活躍されている、関友商事様。今回は現在ご利用いただいている「hokan®︎」の導入背景や導入後の活用状況につき、取締役社長豊田様（写真中央）、保険部 担当部長の渡辺様（写真右）、保険部 保険管理グループ長の赤根様（写真左）にお話を伺いました。

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https://www.kanyusyoji.jp/

システム移行により、業務の一元化を実現

ー なぜシステム導入を検討されたのでしょうか

​​以前利用していたシステムでは、以下の運用を実施しておりました。

①営業で利活用する顧客情報を管理
②保険料精算業務他事務での利用
③成績集計・管理用

利用していたシステムのサービスが終了となることがきっかけとなり、システム導入の検討を開始しました。

また、成績管理においてはExcelを併用した運用を実施しておりましたが、業務が非効率だと現場から声が上がっていたこともあり、この機会に一元管理できるシステムを探そうと考えました。

事前準備と体制構築が重要なポイント

ー どういうプロセスでシステム導入をご検討されたのか教えてください

以下のプロセスで検討いたしました。
①業界における顧客管理システムをピックアップ
②現行業務を継続できるシステムに絞る
③導入費用＋ランニング費用を比較
④システムの将来性と拡張性
⑤データ移行の可否

まずは提携している保険会社より推奨している保険代理店システムを紹介いただき、弊社でも独自で保険代理店システムを選定しました。その上で、現行業務の棚卸しを行い、Excelで管理していた満期管理や見込管理をはじめ、精算業務まで一気通貫で管理できるシステムに絞りました。次に、既存システムでの費用面、機能面での比較を行いました。「hokan®︎」では保険業界の潮流に合わせた機能アップデートが無償で行われること、また弊社のような銀行別働体においては、独特な事務作業が発生するため、カスタマイズが柔軟に行えることが評価のポイントとなりました。

また、これまでのシステムで蓄積してきた顧客情報や対応履歴といった重要な情報資産を新しいシステムに移行することができるかが重要なポイントとなりました。

ー 基幹システムの変更にあたり、経営層にどのようにご説明されたのか教えてください

弊社の場合、以下3ステップでの交渉となりました。

①システム移行の提案
以前利用していたシステムの終了時期を待つのではなく、新しい環境の効果を先行享受すべく、最速スケジュールでのシステム移行を提案しました。

②比較検討した上で導入候補のシステムを経営陣に報告
母体である銀行で導入済みのシステムが最有力候補でしたが、前述したように、搭載機能やサポート体制をはじめ、システム関連費用をしっかり比較した上で、「hokan®︎」を候補として経営陣に報告しました。「hokan®︎」導入のメリットが報告のポイントにはなりましたが、入念に比較することにより、銀行導入済みシステムのデメリットが以下の通り明確になりました。

・利用開始までのサポートに対する期待が薄い
・多機能ではあるが、業務フローに合致しない
・システムの将来性への不安
・機能とシステム関連費用が不一致

③企業の信頼性を証明
質の良いサービスを提供していても、当該企業が倒産してしまうと経営判断が疑われてしまうため、企業の信頼性の証明が必要となりました。
ベンチャー企業であることが懸念材料となっていたため、弊社グループ企業による企業評価を行い、「適格」との評価が得られたため、経営および取締役会で承認の運びとなりました。

ー 利用開始までの流れや導入の負荷について教えてください

以前利用していたシステムにおいては、提供会社にすべてお任せし、導入を進めましたが、導入後に予定外の事実が確認され、苦労した経緯があります。導入前は、システム内のデータをカスタマイズして抽出できることを想定しておりましたが、実際は柔軟性がなく、データの使い回しが不便だった経験がございます。この経緯があったため、「hokan®︎」の導入時は事前準備を入念に行いました。また、システム移行の担当として、社内で2名を指名しました。

「hokan®︎」利用開始までに準備・実施した内容は以下になります。

①取引保険会社に対するデータ提供の依頼と、個別情報の提供依頼
②本格利用開始前の試行期間の設定（出納パッケージの結果検証）
③データ投入の順番やフィジビリティ（実行可能性）検討
④試行期間における利用環境の構築（当社固有項目の設定、業務フロー構築）
⑤社内への計画説明、やるべきことの共有
⑥研修用資料の作成、複数回の社員研修実施、研修実施後の操作サポートまで実施
⑦データ移行計画策定と、直前のデータ移行実施

本プロジェクトの負荷は大きいものでしたが、丁寧な業務設計・社内展開を行ったことにより、導入後のトラブルは少なかったです。日々利用し情報を記録していくシステムとなるため、事前準備や体制構築をはじめ、社内の理解や協力体制構築が重要なポイントと考えています。

部門間のパイプラインを構築することにより、業務の効率化を実現

ー 現在どのように「hokan®︎」を活用し、どのような導入効果があったか教えてください

当初の目的であった、「営業で利活用する顧客情報を管理」、「保険料精算業務他事務での利用」、「成績集計・管理用」の機能統合については、全体の80％程度を達成しています。また、「hokan®︎」のプロジェクト機能が進捗管理で役に立っています。今まで見込案件の進捗管理が行えていなかったため、結果しか追えず、また、営業部門及び事務部門のパイプラインも分断されていました。「hokan®︎」導入後はプロジェクト機能の活用により見込、満期、保全といったパイプラインの共通化を行いました。これにより社内での情報共有がスムーズに行えるようになり業務効率化を実現すると同時にタスクの対応漏れが防止できる状態となりました。あと、外出時は本社に電話で契約内容等の確認をしていたのですが、「hokan®︎」がタブレットでも利用できるため、顧客情報の確認にかかる工数も削減できました。

ー 今後「hokan®︎」を利用してどのようなことを行っていきたいか教えてください

喫緊の課題としては、損保各社における「独禁法遵守対応」の共通化と、対応記録保存及びスキームの構築です。各保険会社毎に、ルールや同意書の書式が異なるため、社内業務の統一が難しい状況ですので、「hokan®︎」内で統一及び業務を完結できるようにしたいです。また、「hokan®︎」で集計した成績データを抽出し、Excelで目標管理を行っているため、「hokan®︎」内で業務が完結できるようにしたいと思っています。