導入事例

ATOIKURA導入で叶えた MDRT会員資格取得のための業務効率化とDX

100名~
DXしたい
ペーパーレスを推進したい
業務効率化したい

2023年10月23日

#ATOIKURA

代理店名: ファイナンシャル・ジャパン株式会社

人数: 808名

保険募集人（以下、募集人）として活動するにあたり大切な資格の一つであるMDRT会員資格。
資格の取得・継続に向けて発生する成績集計やデータチェックは、保険代理店において時間的コスト・人的コスト共に負担のかかる事務作業です。
今回は、「ATOIKURA導入」によりMDRT会員資格取得に関する作業をDXし業務を改善された、ファイナンシャル・ジャパン株式会社の営業支援部中村氏、松澤氏にお話を伺いました。

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MDRT会員資格取得を目指す募集人を支援したい

−ご担当されている業務を教えてください。

中村氏：営業支援部で募集人の方々の営業活動を支援しています。募集人の成績を上げるための環境整備や顧客管理ツール(hokan^®)の運用サポートも担当しています。
MDRT会員資格取得についても、保険会社と成績情報の授受や社内への周知なども行いながら、途中集計や結果に至るまでサポートしております。

松澤氏：私は今年の７月から営業支援部に異動になりました。事業報告書やMDRTに関連するデータの集計・加工・抽出などを担当しています。日々の実績集計というよりは、会社全体の年間データなど、大きな単位のものを扱っています。

−MDRT会員資格取得に関して社内での位置付けや、取組み状況はいかがでしょうか？

中村氏：当社としても積極的に活用したい称号の一つです。取得を目指すかどうかは募集人本人の意思に委ねておりますが、目指す方には積極的にサポートしています。
年に1回、会社独自の基準で優績者の表彰を行いますが、その際にはMDRTの数値も参考にしています。

松澤氏：目指される方には、MDRT会員資格取得に向けたサポートをしていきたいと思っています。MDRTに関わる数値（成績）を正確に提供していきたいです。

バラバラなデータを集計するためピーク時は３０名ほどで手作業をすることも

−ATOIKURA導入の背景にはどのような課題があったのでしょうか？

中村氏：MDRT会員資格取得のためには、とにかく人の手を使うしかありませんでした。保険会社から受け取るデータは各社バラバラのため、データを揃える必要があり作業にはとても労力がかかります。

PDFで送られてきた成績証明書を全部印刷し、データと照合が必要でした。
書類は保険募集人全員分届くので、500枚〜600枚の中から申請対象者を見つけなければなりません。朝から晩まで会議室を借りて、手が空いている人はみんな来てほしい！と声をかけたこともありました…。ピークは30人くらいで作業していましたね。
毎年MDRTの申請には期限があるので、最後は時間との戦いです。他の業務を止めてでもやらなければなりませんでした。

万が一、集計を誤ってしまうとMDRT会員資格を本来取得できるはずの人ができなくなってしまう恐れがあります。また、募集人が自ら把握している数値が正しいとも限りません。さらに、保険会社から受領したデータにダブルカウントが発覚したこともあります。
異常値ではないか、きちんとデータを確認することも必要です。

数名で対応していた作業も私１人だけでできるように

−ATOIKURA導入後の活用状況や、業務にどのような変化があったか教えてください。

松澤氏：各保険会社から届く成績証明書はPDFや、紙で届くこともあります。紙の場合はスキャンしますが、PDFファイルを「ATOIKURA」に取り込むだけで募集人ごとに成績証明書を集約できる機能は特に役立っています。
成績証明書の取り込みはAI OCR（AIが搭載された文字の読み取り技術）なので、導入前は認識精度が不安でしたが、読み取りの相違があっても正しく修正できる機能があり、効率よく修正できました。これまで20人〜30人で取り掛かっていた作業も「ATOIKURA」を導入してから私１人で終わらせることができるようになり、その他のメンバーも作業しなくなったことで社内の他の作業を行うことができ、組織における大きな業務改善になっています。

中村氏：これらは元々紙を印刷して作業していました。全体で数千枚〜１万枚ほどは印刷していたと思いますが、これらが一切印刷不要になりましたのでかなりのペーパーレス実現につながり、トナー代などの印刷コストも大きく削減できました。

−ATOIKURA導入にあたって不安なことはありましたか？

中村氏：効率化という意味では不安な点はありませんでした。人の手をかけず誰でもできるようになるのなら、新しい仕組みも積極的に取り入れるべきだと思っています。ただAI OCRの精度はやはり不安に思っていました。しかし実際使用してみると、思っていた以上の精度だったと感じています。

松澤氏：仕組みを取り入れることに不安はありませんでした。新しいことも意欲的に取り組みたいと思っています。

どの代理店にもおすすめできる

−どんな代理店にATOIKURAをおすすめされたいですか？

中村氏：MDRT会員資格取得は、生命保険を取り扱う募集人からすると一つ大きな目標になります。保険代理店の募集人であれば目指す人は必ずいるかと思います。MDRT会員資格取得にあたり集計作業は共通ですから、どの代理店にもお勧めできます。特に「人手がかけられない」「体系的に動けない」という代理店さんはぜひ使っていただきたいです。

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